O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, também conhecido como eSocial, foi instituído pelo Decreto nº 8.373/2014 com o objetivo de unificar a forma de prestação de informações relativas aos trabalhadores, empregados ou não, à administração pública. 

São princípios do eSocial dar maior efetividade à fruição dos direitos fundamentais trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores, racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações, eliminar redundâncias e aprimorar a qualidade das informações prestadas pelos declarantes e conferir tratamento diferenciado às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. 

No eSocial são informados os dados referentes a obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais de trabalhadores, a fim de possibilitar aos órgãos públicos utilizarem essas informações dentre suas respectivas competências (apuração de tributos e contribuições sociais ao INSS e destinadas a Terceiros, apuração do FGTS, fiscalização do trabalho etc.). 

Estão obrigados a enviar informações pelo eSocial os empregadores, inclusive o doméstico, e todo aquele que contratar prestador de serviço pessoa física e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária decorrente da contratação.

A implantação do eSocial se iniciou a partir 08/01/2018 e segue o cronograma disponibilizado pelo Governo Federal considerando os grupos de empresas ou pessoas físicas e as etapas com cada tipo de evento. Foram criados quatro grupos de declarantes obrigatórios:

Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões no ano de 2016

Grupo 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional

Grupo 3 – Pessoas jurídicas empregadoras optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos e empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural pessoa física

Grupo 4 – Órgãos públicos e organizações internacionais.

Esses grupos seguem o cronograma informado pelo Governo Federal (atualizado em 12/09/2023):

Para os empregadores domésticos o eSocial possui leiaute e cronogramas específicos.

            A partir de 1º de outubro de 2023 começará a obrigatoriedade dos lançamentos dos eventos de Processos Trabalhistas no eSocial. São três novos eventos que farão parte do sistema: S-2500, S-2501 e S-3500. Confira abaixo sobre esses eventos e quais informações serão obrigatórias:

S-2500 – Processos Trabalhistas

Conceito: Registra as informações decorrentes de processos trabalhistas (que tramitarm exclusivamente na Justiça do Trabalho) e de acordos celebrados nas Comissões de Conciliação Prévia - CCP e Núcleos Intersindicais - Ninter. Somente para eventos ocorridos a partir de 01/10/2023 (eventos anteriores a esta data não serão lançados no eSocial no módulo de Processos Trabalhistas). 

Quem está obrigado a informar: Todos que forem obrigados a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou pagar verbas em processos trabalhistas ou em acordos da CCP ou Ninter. Note-se que o lançamento não será necessariamente feito pelo responsável principal, mas por quem fará o pagamento da condenação. Ex. No caso de terceirização de serviços, se a empresa contratante (tomadora) fizer o pagamento da condenação ela que deverá fazer os lançamentos no eSocial, mesmo não havendo vínculo empregatício direto com o trabalhador. 

Prazo de envio: Até o dia 15 do mês subsequente à data: a) do trânsito em julgado da decisão líquida proferida no processo trabalhista; b) da homologação de acordo judicial; c) do trânsito em julgado da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença; d) da celebração do acordo celebrado perante CCP ou Ninter; ou e) da determinação judicial para cumprimento antecipado da decisão, ainda que parcial. Esse prazo pode ser antecipado para fins de cumprimento de obrigações decorrentes de decisão judicial.

Informações que deverão ser prestadas: dados pessoais do trabalhador (nome completo, CPF), dados contratuais (tipo de contrato, reconhecimento ou alteração de vínculo empregatício, mudança da categoria ou de natureza da atividade, reintegração etc.), verbas e seus respectivos valores determinados em sentença ou no acordo, bem como a natureza de cada verba (indenizatória ou salarial). 

S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista

Conceito: Informa os valores devidos e as bases de cálculos do imposto de renda sobre a pessoa física e das contribuições previdenciárias sobre os lançamentos do evento S-2500. Sempre que uma verba deferida em sentença ou discriminada em acordo for de natureza salarial deverá ser lançado o evento S-2501 para o cálculo dos tributos. 

Quem está obrigado a informar: Todo declarante do evento S-2500 que for obrigado a recolher contribuições previdenciárias e de Terceiros, e/ou imposto de renda retido da pessoa física.

Prazo de envio: Até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao do pagamento referido na decisão ou no acordo proferido no processo trabalhista ou no acordo celebrado perante a CCP ou Ninter. Esse prazo pode ser antecipado para fins de cumprimento de obrigações decorrentes da decisão judicial.

Prazo de envio: dados do trabalhador (nome e CPF), verbas que serão a base de cálculo das contribuições sociais ao INSS e as destinadas a Terceiros, bem como a base do imposto de renda de pessoa física retido na fonte. 

S-3500 – Exclusão de eventos 

Conceito: utilizado para tornar sem efeito um evento periódico ou não periódico enviado indevidamente, com exceção dos eventos S-1299 e S-1298. 

Quem está obrigado a informar: o declarante quando necessitar tornar sem efeito um determinado evento. 

Prazo de envio: sempre que necessária a exclusão de algum evento enviado indevidamente.

Percebe-se, assim, que os lançamentos dos eventos de Processos Trabalhistas no eSocial demandam procedimentos e rotinas eficientes para reunir as informações necessárias, principalmente para que se evite a perda de prazos e incidência de multas administrativas. 

A qualidade da informação que é prestada também é muito relevante, e muitas vezes será necessário que um profissional com conhecimento técnico (advogados, contadores etc.) filtre as informações que deverão ser lançadas no sistema e repasse ao declarante. 

Lembrando que a obrigação em prestar as informações no eSocial é quase sempre do contratante (empregador ou da prestação dos serviços), da mesma forma que a responsabilidade pelo conteúdo dos dados que são informados. Por isso, é imprescindível que os empregadores e contratantes de serviços de pessoas físicas contem com uma assessoria especializada e conhecedora dos requisitos e particularidades do eSocial. 

Você está se programando para a entrada dos eventos do eSocial? Já conversou com um advogado sobre o assunto? 

Fontes: 

Manual de Orientação do eSocial. Versão S-1.2 aprovada pela Portaria Conjunta RFB/MPS/MTE nº 44 de 11/08/2023. DOU de 17/08/2023. Link (https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/manuais/mos-s-1-2.pdf). Acesso em 08/09/2023.  

Cronograma de Implantação do eSocial. Link (https://www.gov.br/esocial/pt-br/acesso-ao-sistema/cronograma-de-implantacao/ambiente-de-producao-empresas). Acesso em 08/09/2023.

Divulgada nova data para entrada em produção dos eventos de Processos Trabalhistas. Link (https://www.gov.br/esocial/pt-br/noticias/divulgada-nova-data-para-entrada-em-producao-dos-eventos-de-processos-trabalhistas). Acesso em 12/09/2023.